Soportes de contabilidad

SOPORTES DE CONTABILIDAD

Los soportes contables son documentos escritos (o electrónicos) que se originan en las transacciones comerciales o administrativas que realizan una empresa o un negocio para respaldar y dejar evidencia de la misma.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

* Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

* Nombre, número y fecha del comprobante.

* Descripción del contenido del documento.

* Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES (TÍTULOS VALORES), algunos de ellos son:

1.       FACTURA DE VENTA: La factura comercial es un soporte contable que se elabora cuando se vende mercancía. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.

Para que sea considerada legal debe contener la siguiente información:

a.       Estar denominada expresamente como factura de venta.

b.      Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c.       Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d.      Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e.      Fecha de su expedición.

f.        Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g.       Valor total de la operación.

h.      El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i.         Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

2.       CHEQUE: Es un título valor por medio del cual una persona, ordena a un banco que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

3.       LETRA DE CAMBIO: Este documento negociable o título valor que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

4.       PAGARÉ: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

DOCUMENTOS COMERCIALES NO NEGOCIABLES, algunos de ellos son:

1.       RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa, se elabora cuando la empresa recibe dinero en la caja por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2.       COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO: Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero, se elabora cuando sale dinero para comprar o pagar.

3.       NOTA DE CONTABILIDAD: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

4.       COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen, se deben elaborar semanal o mensualmente.

5.       RECIBO DE CONSIGNACION: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar.

6.       COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS: Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.

7.       RECIBO DE CAJA MENOR: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por valores mínimos, el monto de los valores mínimos es establecido por la empresa.